Составляем резюме: персональный ассистент

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2020 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

Подготовка
Цель поиска
Профиль должности
Обязанности
Примеры достижений
Ключевые навыки
Профессиональные качества
Примеры для раздела «О себе»
Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
Ведение, координация и контроль прохождения платежей.

Административные функции:

Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
Контроль исполнения поручений руководителя.
Подготовка презентаций.
Организация корпоративных мероприятий.
Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.

Секретариат:

Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
Организация встреч, совещаний, переговоров.
Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
Поиск новых поставщиков при необходимости.
Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
Участие в планировании и организации мероприятий.
Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

Координация работы топ-менеджеров компании.
Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
Прием входящих звонков и их распределение.
Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
Встреча и координация гостей.
Помощь в организации корпоративных мероприятий.
Travel-поддержка.
Административная поддержка генерального директора.
Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
Планирование рабочего времени первых лиц компании.
Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

Персональный ассистент:

Полная административная и информационная поддержка руководителя.
Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
Cогласование документов.
Составление графиков, таблиц.
Приём звонков.
Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
Отслеживание исполнения поручений руководителя.
Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
Организация встреч руководителя и прием посетителей.
Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
Оформление презентаций в PowerPoint.
Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
Контроль расходов.
Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
Решение организационных и хозяйственных вопросов.
Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
Организация переговоров и встреч руководителя.
Решение нестандартных задач.
Организация и протоколирование совещаний.
Ведение переписки с деловыми партнерами.
Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
- работа с входящей и исходящей документацией
- организация подписания документов
- разработка и внедрение регламентов
Организация корпоративных мероприятий.
Подготовка авансовых отчетов.
Координация работы курьеров и водителей.
Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
Информационная поддержка руководителя.
Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
Деловая переписка (на русском/английском).
Ведение проектов и решение организационных вопросов.
Координация административно-хозяйственных блока.
Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
Разработала и внедрила новую систему отчетности.
Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

«Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
Получил награду за создание программы «Х» (2016).
«Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
«Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
«За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

Администрирование
Делопроизводство
Деловой этикет
Высокая скорость печати
Бизнес-этикет
Архивное дело
Электронный документооборот
Работа с конфиденциальной информацией
Грамотный русский язык (устный и письменный)
Ведение переговоров
Этика и культура делового общения
Владение орг. техникой
Работы с бухгалтерскими документами
Работа с первыми лицами компании
Договорная работа
Протоколирование
Travel-поддержка
Event Management
Lifistyle management
Грамотный русский язык (устный и письменный)
SAP
Lotus Notes
Банк-Клиент
ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Подготовка презентаций
Организация встреч
Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
Письменный перевод
Устный перевод
Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

Аккуратность
Активная жизненная позиция
Аналитический склад ума
Амбициозность
Внимательность к деталям
Высокая обучаемость
Высокий уровень самоорганизации
Вежливость
Гибкость
Дипломатичность
Доброжелательность
Готовность к интенсивной рабочей нагрузке и ненормированному рабочему дню
Инициативность
Исполнительность
Коммуникативность — умение находить контакт с различными категориями людей
Мобильность
Пунктуальность
Оперативность и самостоятельность в принятии решений
Стрессоустойчивость
Самостоятельность
Способность работать в команде
Способность работать в высоком темпе весь рабочий день, переключаясь между задачами и проектами
Способность быстро обучаться
Способность работать под напряжением с высоким уровнем эффективности
Способность работы в многозадачном режиме
Умение расставлять приоритеты
Умение работать с большим объемом информации в условиях решения разноплановых задач
Умение грамотно излагать свои мысли устно и письменно
Умение эффективно работать в режиме многозадачности
Честность
Энергичность
Целеустремленность
Клиентоориентированность
Организованность
Умение систематизировать информацию
Нацеленность на результат
Ответственность
Способность систематизировать большой объем информации
Высокая психологическая адаптивность

8. Примеры для раздела «О себе»

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

Опыт работы 3 года в административной сфере. Умею самостоятельно решать и доводить до конечного результата все вопросы, и находить нестандартное решение, при котором качество результата растет, а затраты уменьшаются. Способна выстраивать коммуникации с внутренними подразделениями компании для эффективного выполнения задач. Готова быть на связи 24/7.
Опыт работы секретарем, референтом, ассистентом руководителя в крупных компаниях более 5-ти лет. Опыт планирования рабочего дня руководителя, определения приоритетности задач и отслеживание результатов и сроков их выполнения. Владею навыками построения эффективного взаимодействия на всех уровнях менеджмента. Опытный пользователь электронного документооборота. Готова всегда быть на связи.
Опыт работы в активном и стрессовом режиме. Умею работать с большим объемом информации в режиме многозадачности. Способна оперативно реагировать на изменение условий работы. Умею вести календарь руководителя, организовывать встречи, сопровождать руководителя на деловых встречах и фиксировать достигнутые договоренности; контролировать выполнение задач, которые руководитель ставит смежным подразделениям. Готова к командировкам и ненормированному графику.
Опыт работы офис-менеджером/административным менеджером более 5-ти лет в крупных компаниях. Опыт работы в электронных системах документооборота. Свободное знание английского языка. Знание основ этикета, бизнес-лексики. Хорошее знание компьютерных программ пакета MS Office. Опыт организации командировок в РФ и за рубеж. Готова к ненормированному рабочему дню.
Опыт работы в качестве ассистента руководителя 3 года. Имею высшее юридическое образование. Опыт ведения делопроизводства, планирования, организации встреч, совещаний, поездок, командировок. Опыт работы с первыми лицами организации. Свободный английский язык (письменный и устный).