Что такое собеседование середины и конца года?

Проведение собеседований середины и конца года в компаниях получило широкое распространение в системе развития и оценки персонала. Во многих компаниях это является частью глобальной стратегии по управлению персоналом.
Цель этой статьи: познакомить с процедурой проведения и анализа собеседований в компаниях.

Содержание:

Основные отличия собеседований середины и конца года
Собеседование середины года
Собеседование конца года
Обзор основных этапов на примере собеседования середины годы
Ключевые советы

1. Основные отличия собеседований середины и конца года

Существует четкая дифференциация между собеседованием середины года и собеседованием конца года.
Собеседование середины года (MYR, Mid Year Review) чаще всего проводится в июне-августе. Основное внимание уделяется оценке промежуточных результатов работы, оценке компетенций и составлению индивидуального плана развития сотрудника. Фокус делается на анализе прогресса сотрудника для того, чтобы понять какое развитие ему необходимо, чтобы выполнить свои задачи вовремя и хорошо; какие компетенции ему необходимы для этого; какую помощь может оказать руководитель.

Собеседование конца года (YER, Year End Review) обычно проводится в декабре-феврале. Оно посвящено оценке работы сотрудника в течение года, постановке целей на следующий год и выявлению ожиданий сотрудника. Фокус — на подведении итогов и оценки результатов.

И то и другое собеседование направлены на поддержание открытого диалога между сотрудником и его руководителем, и в их основе лежат принципы объективности и прозрачности для формирования и поддержания атмосферы доверия, сотрудничества и лояльности к компании.
Цель открытого и прозрачного диалога:

сотрудник выражает мнение о своем поведении в различных рабочих ситуациях;
руководитель задает вопросы для лучшего понимания и анализа поведения и работы сотрудника, а также дает обратную связь, основанную на фактах;
и сотрудник, и руководитель вырабатывают совместный план действий, основанный на результатах системы рейтингов.

Качество таких собеседований, как, впрочем, и любых других, зависит от того, насколько хорошо руководитель и сотрудник подготовились к собеседованию и от понимания того, что они хотят получить в результате его проведения.

2. Собеседование середины года

Это мощный инструмент управления, способствующий развитию не только сотрудника, но и его руководителя. Оно дает возможность руководителю и сотруднику открыто обсудить прогресс относительно задач, поставленных в начале года, и развития необходимых компетенций. Это также подходящий момент, чтобы обсудить, какая поддержка и развитие требуется вашему сотруднику для раскрытия его потенциала.
Основные задачи:
• оценить прогресс по достижению намеченных целей;
• оценить компетенции;
• определить план развития;
• договориться о способах поддержки, предоставляемой руководителем;
• проанализировать по необходимости возможные пути улучшения совместной работы

Основные этапы:

Оценка прогресса
Оценка компетенций
Составление индивидуального плана развития

3. Собеседование конца года

Это важный момент, как для сотрудника, так и для его руководителя. Оно дает возможность:
• сотруднику высказаться, дать обратную связь руководителю, выслушать, обсудить результаты и подвести итоги по KPI;
• руководителю (который ведет собеседование) выслушать, дать обратную связь, признать успехи/неудачи сотрудника, исследовать ожидания, потребности сотрудника, определить его основные мотиваторы в работе.

Основные этапы:

Оценка результатов (основанная на целях и задачах)
Оценка компетенций (которые помогают выполнять задачи)
Обозначение целей и задач на следующий год
Коррекция индивидуального плана развития

4. Обзор основных этапов на примере собеседования середины годы

Разберем более детально как провести собеседование середины года.

Этап № 1. Оценка прогресса

Целью этого обсуждения является определение прогресса по каждой из задач, поставленных перед сотрудником на собеседовании конца года, что позволяет выявить возможные сложности и справиться с ними. Задачи могут корректироваться в случае значительного изменения содержания работы.
Обсуждение должно быть подробным и основанным на фактах:
• сотрудник дает четкую информацию о своем прогрессе и выражает свои пожелания;
• руководитель внимательно слушает и дает обратную связь;
• совместно согласуются решения и дальнейшие действия.

Этап № 2. Оценка компетенций

Целью оценки компетенций является анализ того, как сотрудник сумел продемонстрировать необходимые для его позиции менеджерские, технические/ профессиональные компетенции. Каждая компетенция оценивается по установленной в компании многоуровневой системе рейтингов с использованием единого подхода. Такая система обеспечивает точное, основанное на фактах видение, и единое понимание прогресса.

Примеры системы рейтингов:

Пример № 1.
5 — Сильная сторона
4 — Хорошо развивается
3 — Частично проявляется
2 — Область для развития
1 — Рано оценивать/ не применяется

Пример № 2.
1 — «Сотрудник значительно превышает все требования по данной компетенции для текущей позиции»
2 — «Сотрудник превышает некоторые требования по данной компетенции для текущей позиции»
3 — «Сотрудник соответствует всем требованиям по данной компетенции на текущей позиции»
4 – «Сотрудник демонстрирует требуемое поведение по данной компетенции и/или необходимо дальнейшее улучшение для текущей позиции»

Пример № 3.
L — «Ниже ожидаемого»
M — «Средний уровень»
S — «Соответствует ожиданиям»
T — «Превосходит ожидания»

Пример № 4.
1 — «Сотрудник постоянно не удовлетворяет минимальным требованиям по данному критерию»
2 — «Сотрудник соответствует большинству, но не всем требованиям по данному критерию»
3 — «Сотрудник полностью отвечает всем требованиям к работе по данному критерию»
4 — «Сотрудник превосходит ожидания и требования к своей работе по данному критерию, показывая выдающиеся результаты»

Пример № 5.
1 — «Сотруднику все еще необходимо задавать направление и контролировать действия. Может относится к новым сотрудникам или сотрудникам с новыми обязанностями»
2 — «Сотрудник полностью соответствует требованиям к своей работе, необходим нормальный уровень направления и контроля»
3 — «Сотрудник часто вносит существенный вклад в работу команды, постоянно достигает хороших результатов работы»
4 — «Сотрудник превосходит все требования и ожидания к своей работе, достигая выдающихся результатов. Сотрудник задает планку для других сотрудников (Лучший в своем классе). Сотрудник рассматривается как образец для подражания для других внутри и вне организации»

Пример № 6.
Сильная сторона — «Компетенция регулярно проявляется в критических ситуациях или нет примера ситуации, где данная компетенция отсутствует»
Хорошо развивается — «Компетенция часто проявляется в критических ситуациях или есть только несколько примеров ситуаций, где бы она отсутствовала»
Частично проявляется — «Компетенция проявляется время от времени или есть ряд примеров критических ситуаций, где она отсутствует»
Область для развития — «Компетенция не проявляется или рано оценивать /не применяется в работе, Компетенция с большой степенью вероятности не будет проявлена в данной работе или сотрудник только пришел в компанию или отсутствовал длительный период»

Примеры компетенций для оценки

1) Инициативность и стремление к достижению результата
Выполняет работу со страстью, ориентирован на результат, и старается разрешить сложные ситуации. Устанавливает высокие стандарты в работе и превышает их. Амбициозен и стремится к совершенству, двигая к этому и других сотрудников. Конструктивно воспринимает неудачи.
2) Готовность к принятию решений и ответственности за риски
Определяет возможности и предпринимает своевременные действия, даже при сложных обстоятельствах. Демонстрирует умение принимать решения и претворять их в жизнь. Демонстрирует ответственность за взятые на себя обязательства и окончательный результат
3) Нацеленность на изменения и инновации
Старается улучшить текущее положение вещей и поощряет остальных делать то же самое. Демонстрирует предпринимательский подход и сильное желание пробовать новые возможности и постоянно учиться. Использует свои наблюдения из других областей.
4) Перспективное мышление
Может анализировать различную информацию и учитывать ее для выработки адекватных решений. Демонстрирует способность к правильной расстановке приоритетов и фокуса на ключевых проблемах и решениях с учетом различных точек зрения и альтернатив.
5) Убеждение и влияние
Эффективно действует в сложных ситуациях, учитывая различные точки зрения. Приводит убедительные аргументы, имеет определенную точку зрения и объясняет свои идеи. Нацелен на взаимовыгодные решения, подчеркивает выгоды и убедительно ведет переговоры. Инициирует и развивает важные взаимоотношения, основанные на доверии.
6) Лидерство и развитие людей
Устанавливает четкие цели, направление и высокие стандарты в работе. Выступает в качестве примера для подражания. Развивает свою команду, повышая уровень знаний и навыков. Мотивирует людей к стремлению максимально использовать их потенциал и возможности для развития.
7) Качество и результативность работы
Достигает выдающихся результатов, используя лучшие практики, знания и навыки, успешно справляется с большим объемом работы, стремится к постоянному улучшению своей работы.
8) Ориентация на клиента
Предвидит, оперативно реагирует и выполняет запросы своих клиентов, вносит максимальный вклад, выполняет работу с максимальным качеством продукции или услуг, постоянно ищет пути для повышения удовлетворенности клиентов.
9) Работа в команде и эффективное взаимодействие
Проактивно взаимодействует с коллегами и руководителем и поддерживает их, достигает желаемый результат с командой, успешно общается, делится идеями и знаниями, дает и получает обратную связь.
10) Управление людьми
Ставит четкие цели и направляет сотрудника в достижении поставленных задач. Эффективно делегирует задачи непосредственным подчиненным. Эффективно работает над разрешение сложных ситуаций с сотрудниками. Поддерживает в сотрудниках ответственность за результаты и обеспечивает признание и вознаграждение за выдающийся вклад. Развивает навыки и умения прямых подчиненных, предоставляет открытую и конструктивную обратную связь. Строит успешную команду и культивирует дух победителей.

Этап № 3. Составление индивидуального плана развития

На основе анализа компетенций руководитель предлагает свое определение приоритетов и совместно с сотрудником обсуждает необходимые действия по развитию. Целью плана развития является определение общей программы действий для руководителя и сотрудника на следующий год, что позволит улучшить результаты работы сотрудника и повысить его компетенции, а также подготовиться к последующим шагам в своем развитии.

Шаг 1: Приоритеты в развитии
Должны быть определены 3–4 приоритета в отношении следующего:
• для дальнейшего развития ранее проявленных компетенций или работы над сторонами, требующими развития;
• результаты работы для поддержки в достижении целей;
• потенциальные возможности развития карьеры.
Пример: после детального обсуждения Артем, бренд–менеджер, и его руководитель поняли, что Артем испытывает сложности в создании презентаций и эффективной коммуникации. Приоритет в развитии будет заключаться в достижении более высокого качества подготовки презентаций в PowerPoint и увеличения количества выступлений на собраниях.

Шаг 2: Обучение на рабочем месте
Формы обучения на рабочем месте: наблюдения, новые проекты, обучающие ситуации, поддержка руководителя, советы коллег, наставничество, обратная связь, работа в команде, изучение дополнительной литературы.
Пример: Обучающая ситуация: Артем получил возможность подготовить следующую презентацию PowerPoint с Ириной, другим членом команды, которая имеет необходимые навыки.

Шаг 3: Планируемые тренинги
Тренинги представляют собой дополнительную возможность учиться, дают новые знания, которые превращаются в навык только в процессе работы.
Пример: Илья может пройти курс обучения по эффективному использованию программы PowerPoint.

На каждом этапе вашей карьеры, независимо от сферы деятельности я рекомендую развивать свои знания и навыки одновременно по четырем направлениям:

Совершенствование навыков управления (менеджмент и коммуникация);
Развитие профессиональной экспертизы (узкоспециализированные знания);
Улучшение знания английского языка (иностранных языков);
Информационные технологии.

5. Ключевые советы

• Проведите детальную подготовку к собеседованию, четко определите список вопросов и тем для обсуждения.
• Проведите самооценку, подкрепите примеры конкретными цифрами.
• Проанализируйте свои компетенции на основании фактов.
• Составьте список целей и задач.
• Воспринимайте конструктивно как положительные отзывы о своей работе, так и критику.
• Выражайте свои мысли спокойно.
• Прислушивайтесь к отзывам своего руководителя о результативности своей работы.
• Не занимайте ни оборонительной, ни агрессивной позиции.
• Выражайте свое несогласие в случае, если оно возникает, и приводите конкретные факты.
• Подведите итог, выражая свое мнение относительно собеседования и планов на следующий год.